Gestione dei DPI nel terzo settore: acquisto, distribuzione e smaltimento a norma

Nel vasto e vitale universo del Terzo Settore italiano, che secondo una ricerca di Intesa San Paolo genera un valore economico di oltre 80 miliardi di euro, pari al 5% del PIL nazionale, la gestione dei Dispositivi di Protezione Individuale (DPI) è spesso percepita come un onere burocratico e un costo. Molti responsabili si limitano a cercare il prezzo più basso, pensando che l’importante sia “avere qualcosa”. Questa visione, tuttavia, ignora una verità fondamentale: una gestione inadeguata dei DPI non solo espone a gravi rischi legali, ma genera anche inefficienze e sprechi che pesano sui bilanci già risicati delle associazioni.

La vera sfida non è semplicemente acquistare mascherine, guanti o altri dispositivi, ma implementare un processo operativo completo. La chiave non risiede nell’avere budget illimitati, ma nell’adottare una mentalità da responsabile della logistica e della sicurezza. Questo significa trasformare ogni fase – dall’acquisto verificato alla formazione pratica, dalla gestione del magazzino anti-spreco allo smaltimento a norma – in un’opportunità per garantire la massima protezione con le risorse disponibili. L’obiettivo di questo articolo è fornire gli strumenti operativi per farlo.

Questo articolo è strutturato per guidarvi passo dopo passo attraverso le complessità della gestione dei DPI, fornendo procedure concrete e soluzioni a basso costo. Analizzeremo ogni aspetto del ciclo di vita dei dispositivi per trasformare un obbligo di legge in un sistema efficiente e sostenibile per la vostra organizzazione.

Perché acquistare mascherine o guanti non a norma vi espone a sanzioni penali?

L’acquisto di DPI non è un semplice atto di approvvigionamento, ma la prima e fondamentale assunzione di responsabilità da parte dell’ente. Dispositivi privi della corretta marcatura CE o accompagnati da documentazione falsa o assente non sono solo inutili, ma illegali. Fornire ai volontari o ai dipendenti tali prodotti equivale a non fornire alcuna protezione, esponendo il rappresentante legale a sanzioni penali e amministrative severe in caso di infortunio o controllo. La non conformità non è un dettaglio tecnico, ma un illecito.

Un prodotto non a norma può sembrare un risparmio immediato, ma nasconde costi potenziali enormi. Oltre alle sanzioni, c’è il rischio di dover ritirare e sostituire l’intera fornitura, raddoppiando la spesa. Come evidenziato dal caso sollevato dalla CISL FP di Verona durante l’emergenza Covid, la mancata fornitura di DPI adeguati in contesti dove non è possibile mantenere il distanziamento ha messo in luce le chiare responsabilità dei dirigenti. Ignorare le norme sulla conformità significa, di fatto, mettere a bilancio un rischio legale insostenibile per qualsiasi organizzazione del Terzo Settore.

La verifica preliminare non è un’opzione, ma un dovere. Prima di confermare qualsiasi ordine, è essenziale effettuare un controllo rigoroso sul fornitore e sulla documentazione del prodotto. Questo processo, che richiede pochi minuti, protegge l’ente da conseguenze legali e finanziarie devastanti, garantendo al contempo che la protezione offerta sia reale ed efficace. La sicurezza inizia dalla scelta di un prodotto certificato e tracciabile, non dal suo prezzo.

Come insegnare a indossare e togliere i DPI per evitare la contaminazione crociata?

Fornire il DPI corretto è solo metà del lavoro. Un dispositivo, anche se di altissima qualità, diventa inutile o addirittura pericoloso se utilizzato in modo scorretto. La fase di svestizione, in particolare, è il momento a più alto rischio di contaminazione crociata: toccare la parte esterna di un guanto o di una mascherina contaminati con le mani nude vanifica l’intera procedura di protezione. Per questo, la formazione non può essere un semplice foglio di istruzioni, ma deve essere un addestramento pratico e continuo.

Un metodo estremamente efficace e a basso costo è il “buddy system” o sistema a coppie. Un volontario esperto e formato viene affiancato a uno nuovo, mostrandogli fisicamente la sequenza corretta di vestizione e, soprattutto, di svestizione. Questa supervisione diretta e la possibilità di correggere immediatamente gli errori sono molto più efficaci di qualsiasi manuale. Per i DPI di terza categoria, inoltre, la formazione è un obbligo di legge: la normativa prevede un corso specifico di 8 ore con un aggiornamento di 4 ore ogni 5 anni, un investimento necessario per la sicurezza.

L’addestramento deve includere la sequenza logica di rimozione (es. prima i guanti, poi il camice, infine la mascherina) e le tecniche specifiche per ogni dispositivo, come il metodo “pizzica e sfila” per i guanti, che evita il contatto della pelle con la superficie esterna. È utile esporre poster illustrativi nei punti di vestizione e svestizione e organizzare brevi sessioni di ripasso periodiche. La ripetizione e la pratica sono le uniche garanzie per trasformare una procedura in un automatismo sicuro per tutti.

Foglio di calcolo o gestionale: quale metodo evita di trovarsi con magazzino scaduto?

La scadenza dei DPI è un nemico silenzioso per le finanze di un’associazione. Mascherine, filtri o guanti sterili hanno una data di scadenza oltre la quale il produttore non garantisce più l’efficacia protettiva. Utilizzarli è un rischio, buttarli è uno spreco economico diretto. Affidarsi alla memoria o a controlli sporadici è la via più sicura per trovarsi con un magazzino pieno di materiale inutilizzabile. È indispensabile un sistema di tracciamento, anche semplice, che monitori lotti e scadenze.

La scelta dello strumento dipende dalla scala delle operazioni, ma l’inazione non è un’opzione. Per le piccole realtà, un foglio di calcolo come Google Sheets può essere una soluzione a costo zero. Creando colonne per “Tipo DPI”, “Lotto”, “Data di Scadenza” e “Quantità”, e usando la formattazione condizionale per evidenziare in rosso le scadenze imminenti, si ottiene un sistema di allerta visivo ed efficace. Per chi ha bisogno di maggiore automazione, piattaforme come Airtable offrono piani gratuiti che permettono di creare database relazionali e notifiche automatiche.

Per una gestione ottimale, è fondamentale applicare la logica FIFO (First-In, First-Out): il primo materiale entrato deve essere il primo a uscire. Questo significa stoccare i nuovi arrivi dietro a quelli già presenti e prelevare sempre dalla parte anteriore dello scaffale. Qualunque sia lo strumento scelto, dal post-it colorato al software gestionale, l’obiettivo è avere una visibilità chiara e proattiva sulle scadenze per poter pianificare i consumi ed evitare che le donazioni o gli acquisti si trasformino in rifiuti costosi.

Il confronto tra le diverse soluzioni mostra come la digitalizzazione, anche a livelli base, sia un alleato prezioso per l’efficienza. Ecco una sintesi delle opzioni più comuni per la gestione del magazzino, come emerge da un’analisi sulle opportunità digitali per il non-profit.

Il rischio che i DPI spariscano dal magazzino: controlli e procedure di consegna

Un magazzino DPI non gestito è un magazzino vulnerabile. Le “sparizioni” di materiale, dovute a prelievi non tracciati, errori o, nei casi peggiori, furti, rappresentano un costo diretto e un rischio operativo. Trovarsi senza dispositivi essenziali durante un servizio perché le scorte non corrispondono a quanto registrato può compromettere la sicurezza dei volontari e l’erogazione stessa dell’aiuto. Il controllo dei prelievi non è una questione di sfiducia, ma di responsabilità gestionale e di ottimizzazione delle risorse.

Implementare una procedura di tracciamento non richiede necessariamente software costosi. Un sistema efficace può essere costruito a costo zero utilizzando strumenti digitali di base. Ad esempio, è possibile creare un semplice modulo con Google Forms dove ogni volontario, prima di prelevare il materiale, inserisce il proprio nome, la data, il tipo e la quantità di DPI necessari per il servizio. Questo processo richiede meno di 30 secondi e genera automaticamente un foglio di calcolo che funge da registro di carico e scarico in tempo reale.

Per rendere il processo ancora più immediato, si può generare un QR code che rimanda direttamente al modulo di richiesta. Stampato e affisso sulla porta del magazzino, permette ai volontari di accedere al form con una semplice scansione dal proprio smartphone. L’analisi settimanale di questo registro permette di monitorare i consumi, identificare i servizi a maggior impiego di DPI, prevedere i fabbisogno futuri e individuare eventuali anomalie nei prelievi. La tracciabilità trasforma un flusso incontrollato di materiale in un processo gestito e prevedibile, fondamentale per la sostenibilità dell’ente.

Quando i DPI usati diventano rifiuto speciale: costi e procedure per il ritiro

Il ciclo di vita di un DPI non termina con il suo utilizzo. Una volta usati, soprattutto in contesti sanitari o di assistenza a persone potenzialmente infette, mascherine, guanti e camici non possono essere gettati nel normale ciclo dei rifiuti indifferenziati. Essi diventano a tutti gli effetti rifiuti a rischio infettivo (codice CER 18.01.03*), e come tali devono essere gestiti, stoccati e smaltiti seguendo procedure specifiche e rigide, definite dalla normativa sui rifiuti speciali.

Questo comporta l’adozione di contenitori appositi, spesso rigidi e a tenuta stagna (come i “sharps container” per aghi o le “ecobox”), e la stipula di un contratto con un’azienda specializzata e autorizzata al trasporto e allo smaltimento di questa tipologia di rifiuti. I costi di questo servizio possono essere significativi, specialmente per le piccole associazioni. Ignorare questa procedura e smaltire i DPI in modo non conforme espone l’ente a pesanti sanzioni ambientali e penali. È un costo che deve essere preventivato nel bilancio operativo dell’organizzazione.

Per abbattere questi costi, un modello vincente è quello dell’aggregazione. Come dimostrato da iniziative nate in seno al Forum Nazionale del Terzo Settore, le piccole e medie organizzazioni possono unirsi per creare network di acquisto collettivo per servizi comuni, incluso lo smaltimento dei rifiuti. Stipulando convenzioni a livello territoriale o regionale, è possibile accedere a tariffe agevolate grazie alle economie di scala, rendendo sostenibile un obbligo di legge altrimenti oneroso. La collaborazione tra enti si rivela, ancora una volta, una leva strategica per l’efficienza.

Quando è obbligatoria la visita medica per i volontari che movimentano carichi?

La tutela della salute dei volontari non si limita alla protezione da agenti biologici. Anche la movimentazione manuale dei carichi (MMC), attività comune in molti servizi (es. distribuzione pacchi alimentari, montaggio strutture), rappresenta un rischio specifico che richiede una valutazione e misure di prevenzione adeguate. Se la valutazione dei rischi evidenzia un’esposizione significativa a pericoli per la schiena o l’apparato muscolo-scheletrico, scatta l’obbligo della sorveglianza sanitaria.

In questi casi, il volontario viene equiparato al lavoratore e deve essere sottoposto a una visita medica preventiva e periodica da parte del medico competente. Questa visita ha lo scopo di verificare l’idoneità fisica del volontario a svolgere quella specifica mansione, prevenendo infortuni e patologie a lungo termine. L’obbligatorietà non dipende dalla natura “volontaria” del rapporto, ma dal tipo di rischio a cui la persona è esposta. È responsabilità del datore di lavoro (e quindi del Presidente dell’associazione) individuare questi rischi nel DVR e attivare di conseguenza il protocollo sanitario.

Il datore di lavoro deve fornire ai lavoratori i necessari e adeguati DPI, sentito il RSPP e il medico competente, ove presente.

– Art. 18, lett. d, D.Lgs. 81/08

La decisione sulla necessità della visita medica, così come sulla scelta dei DPI più adatti, non è arbitraria. Come sottolinea il Testo Unico sulla Sicurezza (D.Lgs. 81/08), questa scelta deve avvenire in consultazione con le figure chiave della prevenzione: il Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione (RSPP) e, appunto, il medico competente. Questa sinergia di competenze garantisce che le misure adottate siano proporzionate al rischio effettivo e pienamente conformi alla legge, tutelando sia il volontario che l’ente da responsabilità legali.

Come stoccare i freschi senza celle frigo industriali rispettando l’HACCP?

La gestione della catena del freddo è una delle sfide logistiche più complesse per le associazioni che distribuiscono beni alimentari deperibili. Non tutte le realtà possono permettersi celle frigorifere industriali, ma le normative HACCP (Hazard Analysis and Critical Control Points) sulla sicurezza alimentare non ammettono deroghe. La conservazione a temperatura controllata è un punto critico non negoziabile per prevenire la proliferazione batterica e garantire che il cibo donato sia sicuro per il consumo.

In assenza di grandi infrastrutture, la soluzione risiede nell’organizzazione e nella logistica. Molte organizzazioni del Terzo Settore hanno brillantemente adottato modelli “Just-in-Time”. Coordinandosi strettamente con i fornitori, come il Banco Alimentare, fanno in modo che l’arrivo dei prodotti freschi e la loro distribuzione ai beneficiari avvengano nell’arco della stessa giornata. Questo approccio minimizza o elimina la necessità di stoccaggio a lungo termine, riducendo drasticamente i requisiti infrastrutturali e i costi energetici, pur nel pieno rispetto delle norme.

Quando lo stoccaggio, seppur breve, è inevitabile, anche i frigoriferi di tipo domestico devono essere gestiti con procedure rigorose. È fondamentale implementare una checklist HACCP semplificata che includa:

• La registrazione della temperatura del frigorifero almeno due volte al giorno, per assicurarsi che rimanga costantemente tra 0°C e 4°C.
• La corretta disposizione degli alimenti per evitare contaminazioni crociate (cibi crudi e potenzialmente gocciolanti nei ripiani più bassi, cibi cotti o pronti al consumo in alto).
• La documentazione delle pulizie settimanali e la firma di un registro da parte del volontario responsabile.

Queste semplici procedure trasformano un elettrodomestico comune in un punto di controllo conforme, garantendo la sicurezza alimentare con risorse limitate.

Responsabilità del Presidente sulla sicurezza: cosa rischia penalmente l’ente senza DVR aggiornato?

Al vertice della piramide della responsabilità c’è sempre una figura: il Presidente dell’associazione, legalmente equiparato al datore di lavoro. È su di lui o lei che ricade la responsabilità penale e civile finale per la mancata o errata applicazione delle norme sulla sicurezza. Questa responsabilità non è delegabile e si concretizza nell’obbligo primario di redigere e mantenere aggiornato il Documento di Valutazione dei Rischi (DVR).

Un DVR assente, incompleto o non aggiornato (ad esempio, a seguito dell’introduzione di nuove attività o dell’insorgere di nuovi rischi come una pandemia) non è una mera mancanza formale. Per la legge, equivale a non aver valutato i rischi. In caso di infortunio di un volontario o di un dipendente, o anche solo durante un’ispezione, l’assenza di un DVR valido espone il Presidente a sanzioni che includono l’arresto da tre a sei mesi o ammende fino a oltre 6.000 euro. Si tratta di una responsabilità personale che non può essere scaricata sull’associazione.

La gestione dei DPI è una conseguenza diretta della valutazione dei rischi. È il DVR che deve identificare i pericoli, stabilire le misure di prevenzione e, di conseguenza, definire quali DPI sono necessari, per quali mansioni e con quali caratteristiche. Senza un DVR, la scelta e la fornitura dei DPI diventano arbitrarie e prive di fondamento legale, esponendo ulteriormente l’ente. Come ha sottolineato Mario Calderini del Politecnico di Milano, la digitalizzazione e la professionalizzazione dei processi non sono più rimandabili.

Il Terzo settore ha ritardato troppo il momento in cui affrontare il tema del digitale. Il Coronavirus l’ha confermato.

– Mario Calderini, Direttore centro Tiresia, Politecnico di Milano

Investire nella sicurezza, partendo da un DVR completo e aggiornato e implementando un processo logistico rigoroso per i DPI, non è un costo, ma la più importante polizza assicurativa per la continuità operativa dell’ente e per la tutela legale del suo rappresentante.

Per trasformare questi obblighi in un vantaggio operativo, il primo passo è mappare i processi esistenti e identificare le aree di miglioramento. Valutare oggi stesso le procedure in uso è il modo migliore per proteggere i volontari e garantire la sostenibilità futura della vostra organizzazione.