Volontariato occasionale o continuativo: come inquadrare correttamente i collaboratori?

Per un Ente del Terzo Settore (ETS), i volontari non sono semplici collaboratori, ma il cuore pulsante delle attività. Tuttavia, la linea che separa il volontariato genuino dal lavoro subordinato mascherato è sottile e costantemente sotto la lente degli organi ispettivi. Molti enti vivono con l’ansia di un controllo, temendo che una gestione amministrativa imperfetta possa portare a sanzioni pesanti e, nel peggiore dei casi, alla riqualificazione del rapporto e alla perdita dei benefici fiscali legati allo status di ETS.

L’approccio comune si limita a considerare obblighi come il registro dei volontari, l’assicurazione e la gestione dei rimborsi spese come mere “scartoffie” burocratiche da sbrigare. Questa visione è non solo riduttiva, ma pericolosa. Ogni singolo adempimento previsto dal Codice del Terzo Settore non è un costo, ma un investimento strategico nella tutela dell’ente stesso. La vera questione non è *se* adempiere a questi obblighi, ma *come* farlo in modo che ogni documento diventi una prova inconfutabile della natura spontanea e gratuita della collaborazione.

Questo articolo abbandona la logica della semplice checklist per adottare la prospettiva di un consulente che prepara l’ente a un’ispezione. Analizzeremo le “zone grigie” più rischiose, dal rimborso spese forfettario al “prestito” di volontari tra associazioni, fornendo strumenti concreti per trasformare ogni obbligo in uno scudo protettivo. L’obiettivo è chiaro: garantire la massima operatività all’ente, mettendo al riparo l’organizzazione, i suoi dirigenti e i suoi preziosi volontari.

Per navigare con sicurezza attraverso le complessità normative e operative, abbiamo strutturato questo approfondimento in otto aree tematiche cruciali. Ciascuna sezione affronta un punto nevralgico della gestione dei volontari, offrendo risposte chiare e soluzioni pratiche per operare in piena conformità e serenità.

Perché il registro volontari non aggiornato comporta la perdita della qualifica di ETS?

Il registro dei volontari non è un semplice elenco, ma l’atto costitutivo che formalizza la natura non lavorativa del rapporto tra l’ente e i suoi collaboratori. In caso di ispezione, un registro assente, incompleto o non aggiornato è il primo e più grave indizio che può portare un ispettore a presumere l’esistenza di rapporti di lavoro “in nero”. La conseguenza diretta non è solo una sanzione, ma la messa in discussione della conformità dell’ente ai requisiti del Codice del Terzo Settore, con il rischio concreto di cancellazione dal RUNTS (Registro Unico Nazionale del Terzo Settore) e la perdita di tutti i benefici associati.

La sua corretta tenuta è fondamentale per distinguere i volontari continuativi, che devono essere obbligatoriamente iscritti, da quelli occasionali. L’aggiornamento costante dimostra una gestione trasparente e consapevole, essenziale in un settore che, secondo il primo Rapporto RUNTS del 2024, conta oltre 2,5 milioni di volontari operanti negli ETS. Un numero così vasto rende i controlli sempre più probabili e mirati.

La normativa prevede che il registro sia vidimato, ma oggi esistono soluzioni più efficienti per garantire la validità legale e semplificare la gestione amministrativa.

L’assenza di un volontario dal registro non solo espone l’ente al rischio di riqualificazione del rapporto, ma in caso di infortunio, invalida anche la copertura assicurativa, con conseguenze civili e penali per il rappresentante legale. La corretta tenuta del registro è, quindi, la prima e più importante linea di difesa dell’ente.

Come gestire i rimborsi spese a piè di lista senza trasformarli in compensi occulti?

La gestione dei rimborsi spese è una delle “zone grigie” più attenzionate durante i controlli ispettivi. Un rimborso gestito in modo improprio può essere facilmente interpretato come una forma di retribuzione mascherata, uno degli indici di subordinazione che portano alla riqualificazione del rapporto in lavoro dipendente. La regola aurea è che al volontario può essere rimborsato solo quanto effettivamente speso per svolgere l’attività, e tale spesa deve essere documentata.

Il Codice del Terzo Settore prevede due modalità principali di rimborso, ciascuna con regole precise per evitare contestazioni. La scelta tra rimborso analitico e autocertificazione dipende dalla natura della spesa e dalla frequenza dell’attività del volontario. È fondamentale che l’ente adotti una policy interna chiara e la comunichi a tutti i volontari, per garantire uniformità e trasparenza.

Come visibile, la gestione rigorosa della documentazione è il cuore del processo. L’ente deve conservare tutti i giustificativi originali (scontrini, fatture, biglietti) o le autocertificazioni, in quanto costituiscono la prova documentale da esibire in caso di controllo. Un rimborso forfettario, non legato a spese reali e documentate, è quasi sempre considerato un compenso occulto.

Il seguente quadro sinottico, basato sulle direttive operative, chiarisce le differenze, i limiti e i requisiti delle due modalità di rimborso ammesse.

Polizza nominativa o numerica: quale scegliere per gli eventi di un giorno?

L’obbligo di assicurare i volontari contro infortuni, malattie connesse allo svolgimento dell’attività e per la responsabilità civile verso terzi è un pilastro della normativa. Tuttavia, per gli enti che organizzano eventi sporadici o di un solo giorno, con un numero di volontari variabile, la scelta della polizza più adatta diventa una decisione strategica che impatta su costi e flessibilità. Le opzioni principali sono due: la polizza nominativa e la polizza numerica (o a conglobamento).

La polizza nominativa, legata ai singoli volontari iscritti nel registro, è ideale per gli enti con un nucleo stabile di collaboratori. Diventa però rigida e costosa in caso di eventi che coinvolgono volontari occasionali, i cui nomi non sono noti con largo anticipo. La polizza numerica, invece, copre un numero predefinito di “posizioni” di volontariato per un dato evento, senza la necessità di comunicare i nominativi. Questa soluzione offre maggiore flessibilità ma può avere un costo per singolo evento apparentemente superiore.

La scelta, quindi, non deve basarsi solo sul premio assicurativo, ma su un’analisi approfondita delle esigenze operative dell’ente. Rispondere a poche domande chiave può orientare verso la soluzione più efficiente e sicura.

Il rischio di “prestare” i vostri volontari ad altri enti in modo illegale

La collaborazione tra Enti del Terzo Settore è un valore, ma la pratica di “prestare” o “mettere a disposizione” i propri volontari a un altro ente nasconde insidie legali significative. Questa prassi, se non correttamente formalizzata, configura una somministrazione illecita di manodopera, un reato che espone entrambi gli enti a pesanti sanzioni. Il principio fondamentale è che il rapporto di volontariato è strettamente personale e legato all’ente di cui il volontario è socio o associato.

Come sottolinea chiaramente il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali, il legame tra volontario ed ente è inscindibile. La normativa è esplicita nel definire i contorni di questa relazione, come stabilito nell’articolo 17 del Codice del Terzo Settore:

Gli enti del terzo settore possono avvalersi di volontari nello svolgimento delle proprie attività. Il volontario svolge l’attività in modo personale, spontaneo e gratuito, senza fini di lucro neanche indiretti.

– Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali, Codice del Terzo Settore, Art. 17

Questo non significa che la collaborazione sia impossibile. È però necessario che essa avvenga all’interno di una cornice legale ben definita: una convenzione di partenariato tra gli enti. Questo accordo scritto deve specificare l’oggetto della collaborazione, le attività previste, le responsabilità (in particolare quelle assicurative) e le modalità di coordinamento. Senza questo documento, il volontario che opera per un altro ente è di fatto un lavoratore non dichiarato di quest’ultimo.

Per strutturare correttamente un partenariato e consentire ai volontari di operare in un progetto comune, la convenzione deve includere alcuni elementi essenziali:

• Oggetto e durata della collaborazione: Descrivere chiaramente il progetto o l’attività condivisa.
• Ruolo dei volontari: Specificare le mansioni che i volontari svolgeranno nell’ambito del progetto comune.
• Responsabilità assicurative: Chiarire quale dei due enti si fa carico della copertura assicurativa per i volontari coinvolti.
• Coordinamento e supervisione: Stabilire le modalità con cui i volontari saranno coordinati e chi sarà il loro referente.
• Clausole di recesso: Prevedere le modalità di interruzione della collaborazione.

Quando è possibile accogliere volontari richiedenti asilo: normative e opportunità

L’inclusione di richiedenti asilo e titolari di protezione internazionale in attività di volontariato rappresenta una straordinaria opportunità di integrazione sociale e arricchimento culturale per gli enti. Tuttavia, per accogliere questi volontari è necessario muoversi all’interno di un quadro normativo specifico, che bilancia le finalità solidaristiche con le disposizioni in materia di immigrazione e lavoro. La regola generale è che l’attività di volontariato è sempre possibile, a condizione che rispetti pienamente i criteri di gratuità, spontaneità e assenza di fini di lucro, per evitare che venga configurata come un’attività lavorativa.

Questo tema è particolarmente rilevante in alcune aree del Paese. Come evidenzia il Rapporto RUNTS 2024, il 31,6% degli ETS italiani è concentrato nel Mezzogiorno, un’area geografica dove i progetti di accoglienza e integrazione sono più diffusi e necessari. Per gli enti che operano in questi contesti, coinvolgere i richiedenti asilo non è solo un gesto di solidarietà, ma anche un modo per ampliare la propria base di volontari e promuovere coesione sociale.

L’accoglienza di volontari non italofoni o provenienti da contesti culturali diversi richiede però un’attenzione particolare alla comunicazione e all’accompagnamento, per superare le barriere linguistiche e garantire un inserimento efficace e rispettoso.

Per accogliere un richiedente asilo come volontario, è fondamentale iscriverlo nel registro dei volontari (se l’attività è continuativa) e stipulare l’assicurazione obbligatoria, esattamente come per qualsiasi altro volontario. L’ente deve inoltre assicurarsi che l’attività non interferisca con gli obblighi del richiedente asilo legati al suo percorso di accoglienza (es. corsi di lingua, appuntamenti in questura).

Quando caricare la polizza volontari sul portale: scadenze e controlli a campione

L’iscrizione al RUNTS ha digitalizzato e centralizzato molti adempimenti, inclusa la gestione delle polizze assicurative. Caricare la polizza sul portale non è una formalità facoltativa, ma un obbligo che permette al Ministero del Lavoro e agli uffici regionali di verificare in tempo reale la conformità dell’ente. La mancata o tardiva comunicazione della copertura assicurativa è una grave inadempienza che può essere rilevata tramite controlli a campione, sempre più frequenti con la crescita del registro.

I dati del Ministero del Lavoro mostrano che il numero di enti iscritti è in costante aumento, passando da 120.000 enti a dicembre 2023 a 126.000 ad aprile 2024. Questa espansione rende il sistema di monitoraggio digitale sempre più efficiente e capillare. La polizza deve essere caricata al momento dell’iscrizione al RUNTS e, successivamente, ogni volta che viene rinnovata o modificata. La scadenza ultima per l’aggiornamento è la data di scadenza della polizza precedente.

Il caricamento deve essere effettuato dal rappresentante legale dell’ente (o da un suo delegato) tramite accesso con SPID o CIE alla piattaforma del RUNTS. Il processo richiede di inserire i dati salienti della polizza (compagnia, numero, massimali) e di allegare una copia in formato PDF del contratto. È fondamentale che vi sia coerenza tra i dati dichiarati e quanto riportato nel documento. Ad esempio, il numero di volontari assicurati e i massimali di copertura devono essere congruenti con la reale dimensione dell’ente e i rischi connessi alle attività svolte.

Un errore comune è dimenticare di aggiornare la polizza sul portale dopo averla rinnovata con la propria compagnia assicurativa. Per evitare questa svista, è buona prassi impostare un promemoria interno almeno 30 giorni prima della scadenza, in modo da avere tutto il tempo per completare sia il rinnovo contrattuale sia il successivo adempimento digitale. Un ente che a un controllo risulta con una polizza scaduta sul portale, anche se ne ha una valida non ancora caricata, è formalmente inadempiente.

Il rischio che l’assicurazione non paghi l’infortunio del volontario se manca il protocollo sicurezza

Avere una polizza assicurativa per i volontari è un obbligo di legge, ma non è una garanzia assoluta di copertura. In caso di infortunio, la compagnia assicurativa ha il diritto di verificare se l’ente ha adottato tutte le misure necessarie per prevenire l’incidente. Se emerge che l’infortunio è stato causato da una negligenza dell’ente nella gestione della sicurezza, l’assicurazione può rifiutarsi di pagare l’indennizzo, esercitando il cosiddetto diritto di rivalsa. In questo scenario, la responsabilità civile e penale ricade interamente sull’ente e sul suo rappresentante legale.

Il documento chiave per dimostrare di aver agito con la dovuta diligenza è il Protocollo di Sicurezza. Questo documento non è un semplice pezzo di carta, ma uno strumento operativo che analizza i rischi specifici delle attività di volontariato e definisce le contromisure da adottare. La sua esistenza e, soprattutto, la sua concreta applicazione sono la migliore difesa per l’ente. La semplice stipula della polizza non esonera l’associazione dai suoi obblighi in materia di sicurezza, che sono assimilabili a quelli previsti per i datori di lavoro.

Un protocollo di sicurezza efficace deve essere un documento vivo, aggiornato e conosciuto da tutti i volontari. Deve contenere elementi essenziali che, in caso di contenzioso, provano l’impegno dell’ente a proteggere i propri collaboratori. Tra questi elementi, non possono mancare:

• Mappatura dei rischi: Un’analisi dettagliata dei rischi specifici per ogni attività svolta dai volontari (es. rischio di caduta, rischio chimico, rischio biologico).
• Definizione dei DPI: L’indicazione chiara dei Dispositivi di Protezione Individuale (DPI) obbligatori per ciascuna mansione (es. guanti, scarpe antinfortunistiche, caschi).
• Procedure di emergenza: Istruzioni precise su come comportarsi in caso di incidente, inclusi i contatti per i primi interventi e le procedure di primo soccorso.
• Formazione documentata: Verbali firmati da ogni volontario che attestano di aver ricevuto una formazione adeguata sui rischi specifici della propria attività e sulle misure di prevenzione.
• Registro delle formazioni: Un registro che tiene traccia di tutte le sessioni formative sulla sicurezza erogate, con date e partecipanti.

Senza un solido impianto di prevenzione, la polizza assicurativa rischia di diventare un guscio vuoto. Investire nella sicurezza non è solo un obbligo morale e legale, ma anche la più saggia decisione economica per un ente.

Gestire le risorse umane nel volontariato: strategie per organizzare l’impegno civico

Una gestione corretta dei volontari non si esaurisce nel rispetto degli adempimenti legali, ma si realizza in una visione strategica che sappia valorizzare l’impegno civico e organizzarlo in modo efficace. Distinguere tra volontari occasionali, continuativi e strategici è il primo passo per costruire un modello organizzativo flessibile e a prova di contestazioni. Ogni tipologia di volontario richiede un approccio diverso in termini di registrazione, coinvolgimento e gestione dei rimborsi.

Il volontario occasionale, che partecipa a singoli eventi, richiede una gestione più snella, mentre il volontario continuativo, cuore pulsante dell’ente, necessita di un’iscrizione formale al registro e di un percorso di inserimento e formazione. Infine, il volontario strategico, come un professionista che offre le sue competenze nel consiglio direttivo, deve essere gestito con particolare attenzione per evitare che la sua prestazione gratuita venga confusa con una consulenza professionale non retribuita.

La seguente tabella riassume le principali differenze nell’inquadramento delle diverse tipologie di volontari, offrendo un quadro chiaro per una corretta organizzazione.

Applicare questi principi significa non solo essere in regola con la legge, ma anche costruire un’organizzazione più forte, attrattiva e resiliente. Per valutare la conformità del vostro ente e identificare le aree di miglioramento, il passo successivo consiste nell’ottenere un’analisi personalizzata della vostra situazione operativa.