Sicurezza in associazione: la guida per non rischiare penalmente come Presidente

“Ma siamo solo volontari, che vuoi che succeda?”. Questa frase, pronunciata con le migliori intenzioni, è forse la più pericolosa che possa circolare all’interno di un’associazione. Nasconde una percezione errata della realtà normativa: la convinzione che il carattere non-profit e lo spirito di volontariato creino una sorta di immunità legale. La realtà, purtroppo, è ben diversa. Il Testo Unico sulla Sicurezza sul Lavoro (D.Lgs. 81/2008) parla chiaro e non fa sconti basati sull’entusiasmo o sulla gratuità della prestazione. Ogni volta che una persona, anche volontaria, opera sotto la direzione di un’organizzazione, scattano precisi doveri di tutela.

Il Presidente di un’associazione, in qualità di legale rappresentante, è equiparato dalla legge a un datore di lavoro. Questa non è una formalità, ma un’investitura di responsabilità dirette, soprattutto penali. Molti si concentrano sulla gestione amministrativa, sulla raccolta fondi o sull’organizzazione degli eventi, relegando la sicurezza a un “dopo, se avanza tempo e budget”. Questo è un errore strategico gravissimo. Il vero punto non è se la sicurezza sia un obbligo – lo è – ma come trasformarla da percepito fardello burocratico a scudo protettivo personale e organizzativo.

L’approccio corretto non è chiedersi “cosa devo fare per essere in regola?”, ma “come posso documentare di aver fatto tutto il possibile per prevenire i rischi?”. Questo cambio di prospettiva è fondamentale. Questo articolo non si limiterà a elencare obblighi, ma analizzerà, con la serietà di un Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione, le conseguenze concrete di negligenze spesso sottovalutate, fornendo strumenti pratici per proteggere i volontari, l’ente e, in ultima analisi, il patrimonio e la libertà personale del Presidente stesso.

Per navigare con chiarezza tra gli obblighi e le soluzioni, abbiamo strutturato questa guida per affrontare punto per punto i dubbi più comuni e i rischi più insidiosi. Il sommario seguente vi permetterà di accedere direttamente alle aree di maggiore interesse.

Perché anche un ufficio amministrativo necessita di una valutazione dei rischi formale?

L’errore più comune è associare il “rischio” solo ad attività palesemente pericolose come l’uso di macchinari o lavori in quota. Un ufficio amministrativo, percepito come un ambiente sicuro, nasconde in realtà una serie di rischi “invisibili” ma non per questo meno rilevanti per la legge e per il benessere delle persone. La normativa non fa distinzioni basate sulla percezione, ma richiede una valutazione oggettiva di tutti i possibili rischi. Ignorare quelli di un ufficio non è una semplificazione, è un’omissione.

I rischi tipici di un ambiente d’ufficio includono lo stress lavoro-correlato, un fattore che il D.Lgs. 81/2008 obbliga a valutare. Questo può derivare da carichi di lavoro eccessivi, scadenze pressanti o dinamiche interpersonali conflittuali, problematiche frequenti anche nel mondo del volontariato. Altri rischi includono quelli legati all’ergonomia delle postazioni di lavoro (videoterminali), a una scorretta illuminazione, a un microclima inadeguato o al rumore. Un infortunio apparentemente banale, come una caduta dovuta a un pavimento scivoloso o a un inciampo su cavi non sistemati, se non previsto nel DVR, stabilisce un nesso di causalità diretto tra l’omissione del Presidente e il danno subito dalla persona.

La formalizzazione di questi rischi nel Documento di Valutazione dei Rischi (DVR) non è un mero esercizio burocratico. È la prova che il Presidente ha preso in considerazione ogni aspetto, anche quello apparentemente più innocuo, e ha previsto delle misure di prevenzione e protezione. In caso di contenzioso, un DVR che analizza anche i rischi d’ufficio dimostra diligenza e consapevolezza, diventando uno strumento di difesa fondamentale.

Come organizzare i corsi antincendio obbligatori senza svuotare le casse dell’associazione?

La formazione antincendio non è un optional. È un obbligo di legge che prevede la nomina e la formazione di un numero adeguato di addetti, a seconda delle dimensioni e della tipologia di attività. Per le associazioni, spesso con budget limitati, questo può sembrare un ostacolo insormontabile. Tuttavia, esistono strategie intelligenti per adempiere all’obbligo in modo efficiente ed economico, senza sacrificare la qualità della formazione, che è vitale.

La prima leva è la corretta classificazione del livello di rischio. Un ufficio amministrativo o una piccola sede associativa rientrano quasi sempre nel rischio basso, che richiede corsi di durata e costo inferiori rispetto al rischio medio o elevato. È fondamentale non sovrastimare il rischio per evitare costi inutili, ma nemmeno sottostimarlo per non incorrere in sanzioni. L’ottimizzazione dei costi passa anche dalla scelta della modalità formativa: per il rischio basso, la parte teorica del corso può spesso essere svolta online, riducendo i costi logistici.

Come dimostra l’immagine, la parte pratica rimane un momento fondamentale e insostituibile. Una soluzione estremamente efficace è la condivisione dei costi. Le associazioni possono fare rete e organizzare sessioni formative comuni, abbattendo drasticamente il costo pro-capite. Questa strategia non solo genera un risparmio economico, ma crea anche sinergie e buone pratiche tra enti dello stesso territorio.

Infine, è utile confrontare le diverse offerte formative, prestando attenzione non solo al prezzo ma anche alla qualifica dei docenti e alla validità dell’attestato. Come mostra la tabella seguente basata su dati di settore, la differenza di costo è sostanziale.

Una gestione oculata permette di rispettare la legge e garantire la sicurezza, come dimostra un’ analisi comparativa dei costi di formazione.

Sede in comodato o affitto: chi paga per la messa a norma degli impianti elettrici?

La questione della responsabilità sugli impianti è una delle più spinose e fonte di gravi malintesi. Molti Presidenti ritengono che, se la sede è in affitto o in comodato d’uso gratuito, ogni onere relativo alla struttura, inclusa la sicurezza degli impianti, ricada sul proprietario dell’immobile. Questa è una convinzione pericolosa e giuridicamente infondata. Sebbene il proprietario abbia degli obblighi, il datore di lavoro (e quindi il Presidente) ha il dovere primario e non delegabile di garantire che i luoghi di lavoro siano sicuri per chi li utilizza.

In pratica, il Presidente non può semplicemente “presumere” che tutto sia a norma. Ha l’obbligo di verificare attivamente la sicurezza degli impianti. Se un impianto elettrico non è conforme e causa un infortunio (folgorazione, incendio), il Presidente sarà chiamato a rispondere penalmente per non aver verificato e per aver permesso l’utilizzo di locali non sicuri. La responsabilità del proprietario non annulla quella del Presidente, ma può al massimo portare a una corresponsabilità.

Cosa fare, quindi, in concreto? È necessario un approccio proattivo e documentato:

1. Richiedere la documentazione: Esigere dal proprietario la Dichiarazione di Conformità (DiCo) degli impianti, che ne attesta la realizzazione a norma di legge.
2. Verificare il contratto: Controllare attentamente le clausole del contratto di locazione o comodato relative alla ripartizione delle spese di manutenzione straordinaria.
3. Segnalare formalmente: In caso di dubbi o evidenti non conformità, inviare una comunicazione formale (raccomandata A/R) al proprietario, chiedendo un intervento e documentando lo stato dei luoghi.
4. Sospendere l’attività: Se il pericolo è grave e immediato e il proprietario non interviene, il Presidente ha il dovere di sospendere le attività in quei locali per non esporre a rischio i volontari.

Questa posizione è rafforzata da esperti legali del settore, come sottolinea l’Avvocato Marco Quiroz Vitale in un suo approfondimento sulla tutela nel volontariato:

Il Presidente ha il dovere legale di segnalare il pericolo e, in casi gravi, sospendere l’attività per non esporre a rischio persone, pena la corresponsabilità.

– Avv. Marco Quiroz Vitale, La tutela dei lavoratori e dei volontari nelle OdV

Il rischio che l’assicurazione non paghi l’infortunio del volontario se manca il protocollo sicurezza

Stipulare una polizza infortuni e responsabilità civile per i volontari è un passo obbligatorio e fondamentale, ma non è un’assicurazione “tutto compreso” che mette al riparo da ogni conseguenza. Le compagnie assicurative, in caso di sinistro, effettuano verifiche approfondite. Se emerge che l’infortunio è avvenuto a causa della mancata applicazione delle norme di sicurezza (ad esempio, un DVR assente o non aggiornato, mancata formazione, assenza di dispositivi di protezione), l’assicurazione può legalmente esercitare il diritto di rivalsa.

Cosa significa? L’assicurazione, dopo aver risarcito il danneggiato, si “rivale” sul responsabile civile (l’associazione e, in ultima istanza, il Presidente) per recuperare l’importo pagato. In sostanza, il Presidente si troverebbe a dover rimborsare di tasca propria somme che possono essere enormi, vanificando completamente il senso della copertura assicurativa. Il rischio non è teorico, considerando che la Relazione Annuale INAIL 2024 ha registrato oltre 593.000 infortuni denunciati in un solo anno.

Le clausole di rivalsa sono spesso scritte in piccolo nei contratti, ma hanno un peso enorme. La mancanza di un DVR è la prima e più grave inadempienza che un perito assicurativo cercherà. Il DVR non è solo un documento per l’ASL, ma è la prova principale, per l’assicurazione, che l’associazione ha agito con la diligenza richiesta dalla legge. Senza quella prova, la presunzione di negligenza è quasi automatica.

Quando è obbligatoria la visita medica per i volontari che movimentano carichi?

La sorveglianza sanitaria, ovvero l’obbligo di sottoporre i volontari a visita medica periodica da parte di un Medico Competente, non è sempre obbligatoria, ma scatta al verificarsi di specifiche condizioni di rischio. Una delle più comuni e sottovalutate nelle associazioni (si pensi a chi gestisce magazzini alimentari, organizza eventi, sposta attrezzature) è la movimentazione manuale dei carichi (MMC).

La legge, attraverso le norme tecniche (ISO 11228), stabilisce soglie precise. Se un volontario, uomo o donna, si trova a movimentare regolarmente pesi superiori a determinati limiti, la normativa equipara il volontario a un lavoratore, attivando l’obbligo di sorveglianza sanitaria qualora si movimentino regolarmente carichi superiori a 25 kg per gli uomini e 20 kg per le donne. Questo obbligo ha lo scopo di verificare l’idoneità fisica della persona a quella specifica mansione e prevenire l’insorgere di patologie muscolo-scheletriche.

Nominare un Medico Competente e gestire le visite mediche ha un costo. Tuttavia, l’approccio più intelligente non è subire l’obbligo, ma agire per eliminarne o ridurne il presupposto. Esistono diverse strategie organizzative e tecniche che permettono di rimanere al di sotto delle soglie di rischio, evitando così l’obbligo di sorveglianza sanitaria:

• Acquisto di ausili meccanici: L’uso di carrelli, muletti manuali o transpallet riduce drasticamente lo sforzo fisico e il rischio.
• Riorganizzazione del lavoro: Suddividere i carichi in colli più leggeri o prevedere la movimentazione in coppia per i pesi maggiori.
• Formazione specifica: Insegnare ai volontari le corrette tecniche di sollevamento (piegare le ginocchia, non la schiena) riduce significativamente il rischio di infortuni e patologie.
• Rotazione delle mansioni: Evitare che la stessa persona sia adibita per troppo tempo a compiti di movimentazione carichi.

Queste misure non solo evitano i costi della sorveglianza sanitaria, ma migliorano concretamente le condizioni di lavoro e prevengono infortuni, dimostrando ancora una volta che la prevenzione è l’investimento più efficace.

Il rischio legale delle decisioni prese fuori dal consiglio direttivo: come tutelarsi?

Una delle tutele più importanti per un Presidente è la collegialità delle decisioni. In materia di sicurezza, dove la responsabilità penale è personale, è fondamentale poter dimostrare che le scelte strategiche (come l’approvazione del DVR, la nomina dell’RSPP, lo stanziamento di fondi per la formazione) non sono state prese in solitudine, ma sono il frutto di una valutazione e approvazione dell’intero Consiglio Direttivo. Decisioni prese informalmente via email, chat o durante conversazioni non hanno alcun valore legale in caso di contenzioso.

L’unico strumento che funge da scudo legale è il verbale del Consiglio Direttivo. Ogni discussione e ogni delibera in materia di sicurezza deve essere meticolosamente verbalizzata. Il verbale deve riportare chi era presente, l’ordine del giorno, una sintesi della discussione (evidenziando la valutazione dei pro e contro), e la decisione finale con l’esito della votazione. Questo documento trasferisce formalmente la responsabilità della decisione dalla singola persona (il Presidente) all’organo collegiale, proteggendo il Presidente da un’accusa di negligenza o di decisione imprudente presa in autonomia.

La delega di funzioni è un altro punto cruciale. Il Presidente può (e spesso deve) nominare figure tecniche come il Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione (RSPP). Tuttavia, è fondamentale capire che la valutazione dei rischi rimane un obbligo non delegabile del datore di lavoro. Il Presidente può farsi assistere dall’RSPP, ma la responsabilità finale sulla completezza e adeguatezza del DVR rimane sua. La nomina dell’RSPP, ovviamente, deve essere deliberata e verbalizzata dal Consiglio Direttivo.

Perché sottostimare il rischio in un centro di ascolto è una negligenza grave del datore di lavoro?

I centri di ascolto, i servizi di supporto psicologico o gli sportelli per persone in difficoltà rappresentano un paradosso della sicurezza. Sono ambienti fisicamente sicuri, ma espongono operatori e volontari a rischi psicosociali di intensità elevatissima: stress, burnout, carico emotivo e aggressività verbale. Sottostimare questi rischi, considerandoli “parte del lavoro”, è una negligenza grave, perché la legge obbliga a valutare TUTTI i rischi, inclusi quelli che non causano danni fisici immediati ma logorano la salute psicologica delle persone.

Il contatto continuo con storie di sofferenza, trauma e disagio espone gli operatori a un carico emotivo costante che, se non gestito, può portare a burnout, demotivazione e un alto turnover. Questo non è solo un problema organizzativo, ma un rischio per la salute che deve essere mappato nel DVR. L’impatto di un ambiente di lavoro non protetto è tangibile; secondo dati recenti, l’ISTAT certifica una perdita di quasi un milione di volontari tra il 2015 e il 2021, un fenomeno a cui la mancanza di tutele adeguate contribuisce in modo significativo.

Valutare questi rischi significa monitorare indicatori precisi, come il tasso di assenteismo, le richieste di cambio mansione o i conflitti interni. Significa anche implementare misure di prevenzione concrete: supervisione psicologica periodica per l’equipe, formazione sulla gestione delle emozioni e dello stress, creazione di spazi e momenti di decompressione. Ignorare questi aspetti nel DVR non solo espone il Presidente a responsabilità in caso di danno psicologico conclamato a un operatore, ma mina alla base la capacità stessa dell’associazione di fornire un servizio efficace e continuativo.

Prevenire le aggressioni agli operatori: protocolli di sicurezza per chi lavora in contesti a rischio

Per le associazioni che operano a contatto con utenza fragile, in condizioni di disagio sociale o con potenziali squilibri psicologici, il rischio di aggressione (verbale o fisica) è concreto e deve essere affrontato con protocolli specifici. La sicurezza degli operatori in questi contesti non può essere lasciata all’improvvisazione o al buon senso del singolo. È un obbligo del datore di lavoro fornire strumenti, procedure e un ambiente di lavoro che minimizzino tale rischio.

La prevenzione si muove su due livelli: l’ambiente fisico e le competenze relazionali. A livello ambientale, è possibile implementare modifiche strutturali che aumentano la sicurezza percepita e reale. Questo non significa trasformare la sede in un bunker, ma adottare accorgimenti intelligenti che possono fare la differenza in una situazione di crisi. Un esempio pratico mostra come piccole modifiche possano avere un impatto enorme.

Il secondo livello è la formazione sulle tecniche di de-escalation verbale. Fornire agli operatori gli strumenti per riconoscere i segnali di un’escalation di rabbia e per rispondervi in modo non conflittuale è una delle forme di prevenzione più efficaci. È fondamentale saper mantenere un tono di voce calmo, validare la frustrazione dell’interlocutore senza cedere alle sue richieste irragionevoli e stabilire limiti chiari sul comportamento accettabile. Un’analisi comparativa chiarisce la relazione tra segnali e contromisure.

La formazione su questi aspetti deve essere inclusa nel DVR, come dimostrano le linee guida per la prevenzione dei rischi da aggressione.

Non attendere un controllo ispettivo o, peggio, un infortunio. La messa in sicurezza dell’associazione è la prima e più importante responsabilità di un Presidente. Avviare oggi una seria valutazione dei rischi è l’unico modo per tutelare i volontari, garantire il futuro dell’ente e, soprattutto, proteggere se stessi da conseguenze legali devastanti.